Perguntas frequentes
Alguns itens do sistema não aparecem para mim, por que?
Seu usuário provavelmente está com um perfil de acesso restrito ao item desejado. Isso pode ser alterado pelo administrador da sua empresa por meio das configurações > usuário, apenas editando o usuário e atribuíndo a um perfil de acesso diferente ou em configurações > perfil de acesso modificando as permissões do perfil de acesso (lembre-se de que qualquer alteração no perfil de acesso muda as permissões para todos os usuários que utilizam aquele perfil de acesso e não apenas para um único usuário).
Como cadastrar um usuário?
Primeiro, nas configurações, certifique-se de que o "Perfil de Acesso" que deseja adicionar o seu novo usuário esteja adicionado e ativo. Caso não, adicione um novo, edite um já existente ou desarquive um que voltará a ser usado. Lembrando que é o perfil de acesso selecionado o responsável por limitar ou liberar a visualização, edição, etc de todos os itens no PropertyDocs.
Após isso, ainda nas configurações, vá até "Usuário" e adicione um novo selecionando o botão "Novo cadastro". Coloque nome e sobrenome, e-mail e selecione o perfil de acesso do usuário.
Caso esse usuário precisar ser adicionado em uma equipe acesse, em configurações, "Equipe" e inclua ele editando uma já existente ou adicionando uma nova.
Caso apareça a mensagem "Endereço de e-mail informado já em uso por usuário arquivado em outra empresa" veja como resolver em Mensagens de erro
Não consigo arquivar um usuário ou uma equipe, e agora?
Para arquivar um usuário que ainda faz parte de uma ou mais equipes e/ou é responsável por um ou mais documentos e processos (ativos ou arquivados) é necessário removê-lo da(s) equipe(s) e/ou fazer uma alteração em lote dos responsáveis para então poder arquivá-lo.
Lembre-se das possíveis mensagens de erro ao tentar arquivar um usuário ou equipe:
Lembrando que o sistema não permite arquivar usuários ou equipes que ainda estejam vinculados a uma equipe ou sejam responsáveis por algum item, mesmo que arquivado, porque o usuário pode ser o único membro da equipe ou o único responsável por um item, sendo assim o único a receber notificações. Sendo assim, um novo responsável que precisa ser um usuário que ficará ativo precisa ser colocado no lugar. O antigo responsável estará sempre no histórico do item. Além disso, se um item arquivado for reativado sem um responsável ativo, isso poderá gerar erros no sistema.
É possível alterar campos personalizados de forma massiva?
Atualmente não é possível alterar campos personalizados e nem algumas outras informações que servem apenas para fins de filtro de forma massiva. A única informação que pode ser alterada em lote são os responsáveis.
Como editar a notificação de vencimentos de um documento?
No menu de configurações acesse "Tipo de Documento" e escolha qual deseja editar a data de vencimento. Entre as edições disponíveis você irá encontrar a opção "Enviar notificação de vencimento?" que poderá estar ativa ou não.
Caso você a ative ou ela já esteja ativa, apenas adicione as datas nos dois campos.
Enviar a primeira notificação x dia(s) antes de vencer: é a primeira notificação que o usuário irá receber dias antes do vencimento informado;
Repetir a notificação a cada x dia(s) até o vencimento: depois da primeira notificação a quantidade de dias que aqui for informada será a quantidade de vezes que o usuário receberá a notifição.
Exemplo: ao escolher na primeira opção 90 dias antes do vencimento do documento e na segunda escolher 30 dias o responsável receberá três notificações (90 dias antes, 60 dias antes e 30 dias antes). Caso o usuário mude a segunda opção para repetir a cada 45 dias o responsável receberá duas notificações (90 dias antes e 45 dias antes). Caso o usuário mude a segunda opção para repetir a cada 90 dias o responsável receberá uma notificação apenas (90 dias antes).
Ou seja, tenha cuidado ao fazer as contas e leve sempre em consideração que a data de vencimento será usada. Então, imagine uma data qualquer e, usando ela como base, faça as contas de frente para trás.
É possível desativar essa opção e assim o responsável não receberá mais nenhuma notificação sobre o vencimento (o que não é recomendado para documentos, principalmente para os obrigatórios).
Lembre-se de que qualquer configuração no tipo de documento será valida para todos os documentos daquele tipo.
Como funciona o resumo diário enviado por e-mail?
O resumo diário, enviado durante a madrugada, irá contar com todas as informações que precisam ser tratadas naquele dia. Então o usuário terá acesso tanto no sistema quanto pelo e-mail, separada em seções e com as informações completas, o que ele precisa resolver, editar, colocar em dia, etc.
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