Relatório, visualização e status

Documentos incluem todos os documentos registrados no sistema, tais como alvarás, licenças, contratos e quaisquer outros que estiverem cadastrados.

Relatório de documentos

Acessando os documentos, tanto pela barra superior da página inicial quanto pela barra lateral, você terá uma visualização de todos os seus documentos. Para encontrar um específico utilize a opção de pesquisa ou algum dos filtros.

Existe uma visualização resumida dos detalhes do documento na própria tela do relatório. Para visualizar ela clice no botão "+" no canto esquerdo do item, logo ao lado do status dele. Para uma visualização completa de um documento específico selecione o botão "Visualizar" ou "Ver detalhes".

Visualização completa

Essa página contém todos os detalhes sobre o documento, tais como anexos, processos, custos, documentos complementares, relacionamentos e tarefas.

Ao clicar no botão de ação que fica na parte superior da página aparecerá as seguintes ações:

• Atualizar: atualize os status e as datas relacionadas ao seu documento;

• Editar: utilize este para alterar as informações do seu documento como número e prioridade;

• Histórico: consulte aqui o histórico de todas as ações feitas nesse documento desde o momento em que ele foi cadastrado;

• Etiquetas: as etiquetas são personalizáveis, então o usuário pode criar quantas quiser para poder se organizar melhor no sistema. Ao clicar no botão, terá uma lista de todas as etiquetas cadastradas que podem ser atribuídas a documentos;

• Detalhes: informações gerais do documento e da unidade a que este documento pertence;

• Arquivar/Desarquivar: utilize este para arquivar documentos que não fazem mais parte da carteira ou desarquivar algum que retornou para a mesma.

Status

Diferente dos grupos, unidades e envolvidos, os documentos possuem status mais específicos, refletindo a real situação de cada documento:

• Não configurado: quando o documento ainda não teve o status configurado, ou seja, foi apenas cadastrado, sem ser informado seu status;

• Vigente: quando o documento está dentro do período de vigência;

• Permanente: quando o documento tem uma validade perpétua;

• Em Atualização: quando o documento atual é permanente e está em processo de atualização;

• Em Renovação: quando o documento atual está vigente/vencido e está em processo de renovação. Nesse status é possível informar o vencimento do protocolo (que pode ser qualquer data limite que seja importante para a renovação desse documento). Quando a data é informada, o sistema passa a observa-lá e, uma vez que essa data se torna passada, o status recebe o sufixo /Atrasado;

• Vencido: quando o documento está fora do período de vigência;

• Isento: quando o documento é dispensável (esse status existe para permitir que sejam registrados os dados da isenção, como um comprovante de dispensa por exemplo);

• Inexistente: quando o documento não existe;

• Em Obtenção: quando o documento não existe e está em processo de obtenção. Nesse status é também é possível informar o vencimento do protocolo (que pode ser qualquer data limite que seja importante para a obtenção desse documento). Quando a data é informada, o sistema passa a observa-lá e, uma vez que essa data se torna passada, o status recebe o sufixo /Atrasado;

• Arquivado: quando a documento não está mais ativo.

Pendência

Ao atualizar um documento que esteja vencido ou inexistente, independentemente se está em renovação/em obtenção ou não, é possível inserir uma pendência.

A visualização da pendência é feita por meio de uma tarja vermelha dentro do documento.

Além disso, é possível dentro da unidade descobrir quantos e quais documentos possuem pendências.