Criar, editar e iniciar

Para criar uma tarefa

Antes de cadastrar uma tarefa certifique-se de que há, pelo menos, uma categoria de tarefa cadastrada

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Acesse o grupo, a unidade, o envolvido, o documento ou processo ao qual a tarefa pertence

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Selecione a aba "Tarefas"

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Clique no botão "Nova tarefa"

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Em seguida, preencha os campos mostrados na tela;

• Categoria: escolha uma categoria para a sua tarefa. Você poderá utilizar uma categoria que está com as informações predefinidas ou apenas escolher uma sem essa funcionalidade para filtrá-las depois;

Lembrando que, caso a categoria da sua tarefa tenha informações predefinidas será possível preencher apenas o título, uma descrição e adicionar anexo(s). Todas as outras informações (prioridade, responsáveis e checklist) já estarão preenchidas seguindo as configurações da categoria. Caso queira saber mais sobre informações predefinidas leia sobre categoria de tarefas ou caso não encontre a categoria desejada, veja como cadastrar uma nova

• Sem as informações predefinidas você deve preencher:

  • Prioridade: defina a prioridade da tarefa em questão. Esse campo poderá ser utilizado como filtro mais tarde;

  • Título: defina um nome para a sua tarefa;

  • Descrição: campo opcional, caso haja conteúdo, pode descrever o assunto da tarefa aqui;

  • Anexo(s): caso possua algum arquivo para anexar junto a tarefa, carregue ele aqui;

  • Responsável(is): escolha quem será o responsável por essa tarefa. Os responsáveis serão as pessoas que receberão as notificações referentes a atualizações e atrasos;

  • Status: caso você seja um dos responsáveis pela tarefa poderá escolher se a tarefa está "Não iniciada" ou "Em andamento". Caso a segunda opção for selecionada aparecerá um campo para adicionar a data de vencimento;

  • Data de Vencimento: defina a data de vencimento da tarefa. A partir do momento em que a data se tornar passada, o status da tarefa será alterado para "Atrasada". Você pode informar uma nova data sempre que desejar através da edição dessa tarefa. O sistema também se baseia nessa data para enviar os alertas via e-mail/notificação;

  • Checklist: se houver, cadastre uma listagem de itens que precisam ser verificados antes da conclusão da tarefa.

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Para finalizar, clique em “Cadastrar”

Você pode também criar uma tarefa avulsa (sem referência a nenhum item) a partir de qualquer tela do PropertyDocs clicando no link do menu superior direito ao lado da logo da empresa

Lembrando que, dentro de processos, além de poder criar tarefas uma por uma, você também pode criar tarefas em um fluxo de processo e elas sempre serão cadastradas automaticamente quando esse fluxo for usado

Para editar uma tarefa

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Abra a tarefa que deseja editar

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Clique no botão de ação na parte superior e selecione a opção "Editar"

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Faça as alterações necessárias e clique em "Atualizar"

Para iniciar uma tarefa

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Abra a tarefa que deseja iniciar

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Clique no botão de ação na parte superior e selecione a opção "Iniciar tarefa"

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Insira a data prevista de conclusão e clique em "Atualizar"