Cadastrar, editar e atualizar

O processo em uma unidade cria-se quando não tem documentos dependendo do processo que será acompanhado. Exemplos: Execução de Reforma na Unidade, Atendimento de Exigência, Renovação do Contrato de Locação, Instalação de Cabeamento de Rede, Abertura de Filial. Já o processo no documento cria-se quando o documento depende exclusivamente do processo que será acompanhado. Exemplos: Renovação Alvará de Funcionamento, Atualização de PPCI, Obtenção do Documento.

Para cadastrar um novo processo

Antes de cadastrar um processo certifique-se de que há, pelo menos, um fluxo de processo cadastrado

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Acesse a unidade ou documento a qual o processo pertence

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Selecione a aba "Processos"

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Clique no botão "Novo processo"

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Em seguida, preencha os campos

• Fluxo: selecione um dos fluxos de processos cadastrados;

• Nome: adicione um nome para o processo;

• Responsáveis: selecione os responsáveis pelo processo. O sistema seleciona automaticamente os mesmos responsáveis pelos documentos, mas é possível fazer a alteração;

• Tarefas: adicione tarefas ou apenas edite o que precisa nas tarefas que já estavam cadastradas no fluxo;

• Observações: adicione qualquer informação que considere útil;

• Fornecedor: selecione um fornecedor entre os envolvidos que tem cadastrado;

• Data prevista de início: defina a data prevista que o processo deverá ser iniciado, no dia informado, os responsáveis serão avisados. Até que a processo seja iniciado, você poderá editar essa data sempre que necessário;

• Identificação: insira aqui alguma identificação única, como uma sigla, código ou abreviatura pelo qual o envolvido é identificada internamente;

• Anexo(s): caso possua algum documento para anexar junto ao processo, carregue ele aqui.

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Para finalizar, clique em “Cadastrar”

Não se pode ter dois ou mais processos do tipo obtenção ou renovação em andamento, ao mesmo tempo, no mesmo documento. Apenas processos do tipo genérico podem coexistir.

Apenas processos com o tipo genérico podem ser adicionados à unidade.

Para saber mais leia sobre os fluxos de processos

Caso o responsável pelo processo seja diferente do responsável pelo documento será necessário fazer uma solicitação de aprovação tanto do protocolo quanto da conclusão do processo. Essas soliticações estarão presentes na aba "Solicitações de aprovação" dentro do processo para o responsável pelo processo conseguir observar o status e para o responsável pelo documento aprovar (todo esse processo posui notificações para ambas as partes)

Clique aqui para saber mais sobre os protocolos

Para editar um processo

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Abra o processo que deseja editar

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Clique no botão de ação na parte superior e selecione a opção "Editar"

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Faça as alterações necessárias e clique em "Atualizar"

Lembre-se: a edição do processo serve para quando você precisa alterar informações sistêmicas sobre ele, como os responsáveis, o fornecedor, os anexos e afins

Ou seja, para editar os checklists, comentar, criar atividades e afins o processo não precisa estar em andamento

Para iniciar um processo

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Abra o processo que deseja iniciar

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Clique no botão de ação na parte superior e selecione a opção "Sinalizar início"

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Em seguida, preencha os campos mostrados na tela

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Para finalizar, clique em “Sinalizar início”

Para atualizar um processo

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Abra o processo que deseja atualizar

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Clique no botão de ação na parte superior e selecione a opção "Atualizar"

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Em seguida, preencha os campos mostrados na tela

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Para finalizar, clique em “Atualizar”

Ao iniciar ou atualizar um processo, o sistema apresenta os campos "Etapa", "Subetapa" e "Tipo de Pendência". As etapas e subetapas são baseadas nos fluxos de processos. Já as pendências são utilizadas para melhor acompanhamento da demanda e podem ser cadastradas em Configurações > Tipo de Pendência

Para concluir um processo

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Abra o processo que deseja concluir

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Clique no botão de ação na parte superior e selecione a opção "Sinalizar conclusão"

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Em seguida, preencha os campos mostrados na tela

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Para finalizar, clique em “Atualizar”

É possível atualizar o arquivo do documento ao concluir um processo de obtenção ou renovação. Caso o usuário adicione esse novo arquivo ele automaticamente substituirá o anterior. A versão anterior estará sempre disponível no histórico