Fluxo de processo

Fluxos de processo é a forma com que o PropertyDocs possibilita a padronização de processos executados por uma organização. Para usar um fluxo de processo defina ele na criação ou edição de um processo.

Cadastrar um fluxo de processo

• Vá até o menu de Configurações > Fluxo de Processo;

• Clique no botão "Novo cadastro";

• Preencha os campos solicitados:

  • Tipo de Processo: defina para qual tipo de processo o fluxo vai ser aplicar. Uma vez cadastrado não pode mais ser alterado;

    • Entre os tipos disponíveis existem o genérico (que estará presente em qualquer status do documento); o de obtenção (que está disponível apenas para documentos com o status de inexistente); o de renovação (disponível apenas para documentos com os status vigente ou vencido).

  • Categoria: defina para qual categoria de processo o fluxo vai ser aplicar;

  • Nome: escolha um nome para identificar o fluxo;

  • Disponível aos tipos de documento: selecione os tipos de documento que o processo poderá ser cadastrado;

É possível adicionar tanto tarefas quantos etapas nos fluxos de processo. Você poderá usar um, outro ou ambos juntos.

• Ao cadastrar tarefas de um processo dentro de um fluxo de processo você define a sequência das tarefas, os responsáveis e tempo que elas devem ser executadas

• Ao cadastrar as etapas e subetapas de um processo dentro de um fluxo de processo você define a sequência das etapa e tempo que elas devem ser executadas

• Tarefas: defina as tarefas que serão automaticamente criadas ao cadastrar um novo processo usando esse fluxo;

  • Título da Tarefa: defina o nome da tarefa.

  • Categoria: selecione uma das categorias que estão registradas nas categorias de tarefa;

  • Descrição da tarefa: é opcional;

  • Responsáveis: selecione os responsáveis pela tarefa. Lembrando que uma mesma tarefa poderá ter vários responsáveis e que várias tarefas podem ter responsáveis diferentes mesmo dentro do mesmo fluxo;

  • Duração Prevista (Dias): defina em quantos dias a tarefa deve ser cumprida. Não haverá nenhum bloqueio caso a quantidade de dias for ultrapassada, mas é interessante ter a informação para consultar no futuro dados como quanto tempo levou vs quanto tempo deveria ter levado;

• Etapas: defina as etapas e subetapas para acompanhar o andamento dos processos que usam esse fluxo;

  • Nome da Etapa: defina o nome da etapa. Costuma ter o nome da ação em si, como por exemplo em um fluxo de obtenção de documento "1. Contratar Empresa de Legalização", "2. Juntada Documental" etc;

  • Duração Prevista (Dias): defina em quantos dias a etapa deve ser cumprida. Não haverá nenhum bloqueio caso a quantidade de dias for ultrapassada, mas é interessante ter a informação para consultar no futuro dados como quanto tempo levou vs quanto tempo deveria ter levado;

  • Subetapa: caso a etapa seja mais complexa, você pode dividir ela em subetapas. Por exemplo, em um processo de renovação de um contrato de locação, você pode definir a etapa como "2. Negociação" e dividir nas subetapas "2.1 Negociação de valores", "2.2 Aprovação de valores", "2.3 Encaminhamento ao setor financeiro", etc;

• Checklist: defina, caso necessário, os itens de verificação que serão automaticamente criados ao cadastrar um novo processo usando o fluxo que está sendo cadastrado;

• Campos Personalizados: diferente dos campos personalizados gerais, ao cadastrar um novo campo personalizado em um fluxo de processo o campo irá aparececer para ser preenchido apenas em processos que possuam esse fluxo de processo escolhido, não em todos os processos. Seguindo o mesmo exemplo anterior do fluxo de processo de um processo de renovação de contrato de locação, você pode definir campos como "Índice de reajuste", "Valor negociado", "Validade do contrato", etc;

• Para finalizar clique em "Cadastrar".

Editar um fluxo de processo

• Abra o fluxo que deseja editar através do menu Configurações > Fluxo de Processo;

• Clique no botão de engrenagem (⚙) e selecione a opção "Editar";

• Faça as alterações necessárias e clique em "Atualizar".

Duplicar um fluxo de processo

Caso você possua vários fluxos de trabalho similares, você pode duplicar um já cadastrado para evitar precisar cadastrar as etapas várias vezes. Siga os passos a seguir:

• Vá até o menu de Configurações > Fluxo de Processo;

• Localize o fluxo que deseja duplicar e clique no botão de engrenagem (⚙);

• Selecione a opção "Duplicar".

O botão (⚙), além de disponibilizar a função de editar e de duplicar os fluxos, também permite arquivar/desarquivar e consultar o histórico de edição do item