Tipo de Documento
Os tipos de documento são utilizados para fazer o cadastro de um documento dentro de uma unidade ou envolvido. O tipo de documento é basicamente um template de com um documento do tipo selecionado deve se comportar.
Durante o cadastro de um tipo de documento algumas informações importantes vão ser pedidas, tais como se o uso é em unidades ou envolvidos, a classificação, a categoria, a hierarquia, informações sobre as notificações de vencimento e muito mais.
Cadastrar um tipo de documento
Vá até o menu Configurações > Tipo de Documento.
Clique no botão "Novo cadastro".
Preencha os campos solicitados:
Nome: o nome do tipo de documento. Por exemplo AVCB, Alvará de Funcionamento, etc;
Uso: se os documentos desse tipo serão cadastrados em uma unidade ou em um envolvido;
Classificação: selecione a classificação "Obrigatório" se a regularidade do documento deve refletir no status da unidade, caso contrário, selecione a classificação "Acessório";
Categoria: selecione entre uma das categorias cadastradas;
Descrição: caso seja necessário;
Permitir duplicidade de cadastro na unidade: se habilitada essa opção, o sistema permitirá o cadastro de mais de um documento desse tipo na unidade (será requerido informar um complemento exclusivo para cada um dos cadastros);
Enviar notificação de vencimento: as notificações serão enviadas nos dias definidos aos responsáveis pelo documento via e-mail e/ou notificação no sistema (conforme preferências configuradas em cada usuário);
Enviar a primeira notificação (insira um número inteiro) dia(s) antes de vencer;
Repetir a notificação a cada (insira um número inteiro) dia(s) até o vencimento;
Ao informar/atualizar o protocolo:
Requerer informação do número do protocolo: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar o número do protocolo ao informar ou atualizar ele;
Requerer informação da emissão do protocolo: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar a data de emissão do protocolo ao informar ou atualizar ele;
Requerer informação do vencimento do protocolo: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar a data de vencimento do protocolo ao informar ou atualizar ele;
Requerer anexar o arquivo do protocolo: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar o arquivo do protocolo ao informar ou atualizar ele;
Ao atualizar o documento:
Requerer informação do número do documento: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar o número do documento ao atualizar ele;
Requerer informação da emissão do documento: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar a data de emissão do protocolo ao atualizar ele;
Requerer informação do vencimento do documento: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar a data de vencimento do documento ao atualizar ele;
Requerer anexar o arquivo do documento: se habilitada essa opção, o sistema irá colocar como obrigatório adicionar o arquivo do documento ao atualizar ele;
Tarefas agendadas: se adicionada uma ou mais tarefas agendadas, quando um documento desse tipo for cadastrado a tarefa será cadastrada junto;
Campos personalizados: diferente dos campos personalizados gerais, ao cadastrar um novo campo personalizado em um tipo de documento o campo irá aparececer para ser preenchido apenas em documentos desse tipo, não em todos os documentos. Se, por exemplo, os AVCB da empresa precisarem de um campo personalizado que só faz sentido para eles, mas não pode aparecer em outros documenros, então ao cadastrar o campo personalizado no tipo de documento irá aparecer apenas para documentos do tipo AVCB;
Status em que "observações" é obrigatório: aqui você pode definir quais são os status em que é obrigatório informar o campo de observações ao atualizar o documento;
Hierarquia: defina se os documentos cadastrados com esse tipo vão ser principais, complementares ou ambos;
Documentos complementares: aqui você pode definir quais são os outros tipos de documentos que são complementares a esse. Os documentos complementares selecionados serão exibidos na tela de cadastro e visualização do documento principal;
Ao ser informado o protocolo no processo notificar por e-mail à unidade/envolvido;
Ao ser concluído o processo de obtenção/renovação notificar por e-mail à unidade/envolvido;
Selecione "Cadastrar".
Caso seja adicionado 120 dias na opção "Enviar a primeira notificação (insira um número inteiro) dia(s) antes de vencer" e 30 dias na opção "Repetir a notificação a cada (insira um número inteiro) dia(s) até o vencimento" os responsáveis pelos documentos do tipo cadastrado receberão notificações 120 dias antes de vencer, 90 dias antes de vencer, 60 dias antes de vencer e 30 dias antes de vencer
Informações como responsáveis pelo documento ou seu status não serão pedidas no cadastro do tipo de documento, apenas no cadastro do próprio documento dentro de uma unidade ou de um envolvido. Isso acontece porque um mesmo tipo de documento pode ter um responsável e um status difente em cada unidade ou envolvido
Editar um tipo de documento
Vá até o menu de Configurações > Tipo de Documento.
Selecione o botão de engrenagem (⚙) ao lado do item que deseja editar e clique em "Editar".
Altere as informações necessárias e clique em "Atualizar".
O botão (⚙) também permite arquivar/desarquivar e consultar o histórico de edição do item
Atualizado