Perfil de Acesso

Os perfis de acesso são usados para cadastrar um novo usuário, definindo o que ele tem permissão para visualizar, cadastrar, editar/atualizar e arquivar/desarquivar dentro do sistema.

Os seguintes níveis de permissão estão disponíveis:

• Sem permissão: o usuário não terá permissão para nada no recurso;

• Apenas visualizar: o usuário poderá visualizar o recurso, mas não poderá atualizar nem editar registros existentes nem criar novos registros;*

• Visualizar e atualizar: o usuário poderá atualizar as informações relacionadas ao recurso, mas não poderá editar registros existentes nem criar novos registros;*

• Visualizar, atualizar e editar: o usuário poderá atualizar/editar as informações relacionadas ao recurso, mas não poderá criar novos registros;*

• Permissão total (visualizar, cadastrar, editar/atualizar e arquivar/desarquivar): o usuário terá acesso ao recurso por completo.*

*Caso "Permitir visualizar somente quando for responsável" e/ou "Permitir editar somente quando for responsável" estejam marcados, o nível de permissão ainda funcionará, mas o usuário só poderá visualizar, atualizar ou editar itens que consta como um dos responsáveis.

Cadastrar um novo perfil

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Navegue até o menu Configurações > Perfis de acesso

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Clique no botão "Novo cadastro"

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Preencha os campos solicitados;

• Nome: defina um nome para o perfil;

• Observações: caso necessário;

• Acesso a área de exportação de dados: com essa permissão o usuário poderá acessar a área de exportação e gerar planilhas com os dados cadastrados;

• Acesso a área de exclusão de dados: com essa permissão o usuário poderá excluir registros (passíveis de exclusão) e acessar a área de itens excluidos;

• Alteração de responsáveis em lote: com essa permissão o usuário poderá acessar a área de alteração em lote de responsáveis e executar mudanças. Recomendamos ativar apenas para perfis de gestão;

• Excluir comentário de outros usuários nos processos: com essa permissão o usuário poderá excluir comentário de qualquer usuário nos processos (sem essa permissão os usuários podem excluir apenas os seus próprios comentários).

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Principais permissões:

• Grupos: selecione o nível de permissão para os grupos;

  • Permitir visualizar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente terão acesso aos grupos (de unidades) em que possuírem unidades em que eles estejam como um do responsáveis por ao menos um documento, todos os outros grupos ficarão ocultos;

• Unidades: selecione o nível de permissão para as unidades;

  • Permitir visualizar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente terão acesso as unidades que estejam como um dos responsáveis por ao menos um documento, todas as outras unidades ficarão ocultas;

• Envolvidos: selecione o nível de permissão para os envolvidos;

  • Permitir visualizar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente terão acesso aos envolvidos que estejam como um dos responsáveis por ao menos um documento, todos os outros envolvidos ficarão ocultos;

• Documentos: selecione o nível de permissão para os documentos;

  • Permitir visualizar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente terão acesso aos documentos em que estiverem como um dos responsáveis, todos os outros documentos ficarão ocultos;

  • Permitir editar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente poderão editar os documentos em que estiverem como um dos responsáveis, mesmo que tenham a permissão total;

• Processos: selecione o nível de permissão para os processos;

  • Permitir visualizar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente terão acesso aos processos em que estiverem como um dos responsáveis, todos os outros processos ficarão ocultos;

  • Permitir editar somente quando for responsável: se o perfil estiver com essa opção habilitada, todos os usuários pertencentes ao perfil somente poderão editar os processos em que estiverem como um dos responsáveis, mesmo que tenham a permissão total.

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Outras permissões:

• Arquivos anexos: selecione o nível de permissão para os anexos;

• Condicionantes: selecione o nível de permissão para as condicionantes;

• Custos do documento: selecione o nível de permissão para os custos;

• Relacionamentos: selecione o nível de permissão para os relacionamentos.

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Cadastros gerais:

• Usuários: selecione o nível de permissão para as configurações de usuários;

• Perfis de acesso: selecione o nível de permissão para as configurações de perfis de acesso;

• Tipos de condicionante: selecione o nível de permissão para as configurações de tipo de condicionante;

• Tipos de custo: selecione o nível de permissão para as configurações de tipo de custo;

• Tipos de pendência: selecione o nível de permissão para as configurações de tipo de pendência;

• Áreas responsáveis: selecione o nível de permissão para as configurações de áreas responsáveis;

• Departamentos: selecione o nível de permissão para as configurações de departamentos;

• Campos personalizados: selecione o nível de permissão para as configurações de campos personalizados;

• Etiquetas: selecione o nível de permissão para as configurações de etiquetas;

• Categorias de unidade: selecione o nível de permissão para as configurações de categorias de unidade;

• Tipos de unidade: selecione o nível de permissão para as configurações de tipos de unidade;

• Subtipos de unidade: selecione o nível de permissão para as configurações de subtipos de unidade;

• Situações de unidade: selecione o nível de permissão para as configurações de situações de unidade;

• Tipos de documento: selecione o nível de permissão para as configurações de tipos de documento;

• Matriz de documentos: selecione o nível de permissão para as configurações de matriz de documentos;

• Categorias de documento: selecione o nível de permissão para as configurações de categorias de documento;

• Tipos de envolvido: selecione o nível de permissão para as configurações de tipo de envolvido;

• Equipes: selecione o nível de permissão para as configurações de equipes;

• Tipos de Anexo: selecione o nível de permissão para as configurações de tipos de anexo;

• Fluxos de processo: selecione o nível de permissão para as configurações de fluxos de processo;

• Categorias de processo: selecione o nível de permissão para as configurações de categorias de processo;

• Categorias de tarefa: selecione o nível de permissão para as configurações de categorias de tarefa.

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Ao finalizar, clique em "Cadastrar"

Para cadastrar automaticamente o mesmo nível de permissão para todos os itens selecione "Opções" em azul, adicione o nível de permissão desejado e clique em "Selecionar em todos".

Editar um perfil de acesso

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Vá até o menu de Configurações > Perfil de Acesso

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Selecione o botão de engrenagem (⚙) ao lado do item que deseja editar e clique em "Editar"

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Altere as informações necessárias e clique em "Atualizar"

Para mudanças que envolvem usuários serem aplicadas não esqueça que os usuários envolvidos nessa edição terão que se deslogar e logar novamente

Duplicar um perfil de acesso

Caso você deseje cadastrar um perfil de acesso com as permissões similares à um já existente, você pode duplicar um já cadastrado para evitar precisar cadastrar várias vezes as mesmas informações. Siga os passos a seguir:

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Vá até o menu de Configurações > Perfil de Acesso

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Localize o fluxo que deseja duplicar e clique no botão de engrenagem (⚙)

3

Selecione a opção "Duplicar"

O botão (⚙), além de disponibilizar a função de editar e de duplicar os perfis de acesso para facilitar a criação de novos, também permite arquivar/desarquivar e consultar o histórico de edição do item