Matriz de Responsabilidades

Utilize a matriz de responsáveis para definir os responsáveis padrões dos documentos e seus processos por uso (ambos, unidade ou envolvido), grupo, tipo de unidade ou envolvido, regional de unidade ou envolvido, situação de unidade, país, estado e cidade, selecionando as categorias ou tipos específicos.

Cadastrar uma matriz de responsabilidades

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Vá até o menu Configurações > Matriz de Responsabilidade

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Clique no botão "Novo cadastro"

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Adicione os filtros desejados referentes unidade/envolvido

• Nome: insira um nome para sua matriz;

• Uso: selecione se o uso da matriz será em unidades, envolvidos ou ambos;

• Tipo: caso queira filtrar unidades/envolvidos pelo tipo, selecione aqui o(s) tipo(s);

• Grupos: caso queira filtrar unidades/envolvidos pelo grupo, selecione aqui o(s) grupo(s);

• Regionais: caso queira filtrar unidades/envolvidos pela regional, selecione aqui a(s) regional(ais);

• Situação: caso queira filtrar unidades pela situação, selecione aqui a(s) situação(ões);

• País: ao selecionar um país, a matriz irá permitir você filtrar pelos estados ou cidades desse país. Caso queira filtrar unidades/envolvidos pelo estado/cidade, selecione aqui o(s) estado(s) e/ou cidade(s). Apenas unidades/envolvidos com endereço nesse país vão seguir essa matriz.

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Selecione os filtros desejados referentes categorias/tipos de documentos

• Categorias de documento: selecione uma ou mais categorias de documento que devem ser usadas para apontar os responsáveis escolhidos na matriz;

• Tipos de documento: selecione um ou mais tipos de documento que devem ser usados para apontar os responsáveis escolhidos na matriz.

Lembrando: caso opte pela categoria, o tipo irá sumir dos filtros. Caso opte pelo tipo, a categoria irá sumir dos filtros.

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Selecione os responsáveis

• Responsável(eis) (Documento): selecione um ou mais responsáveis que serão apontados automaticamente para os documentos que seguem os filtros selecionados anteriormente nessa matriz;

• Responsável(eis) (Processo): selecione um ou mais responsáveis que serão apontados automaticamente para os processos dos documentos que seguem os filtros selecionados anteriormente nessa matriz;

• Departamento (Documento): selecione o departamento que será apontado automaticamente como departamento dos documentos que seguem os filtros selecionados anteriormente nessa matriz.

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Clique em "Cadastrar"

A informação de matriz é encontrada dentro de cada documento que possui uma. Caso ele não possua, informações como a edição de responsáveis estará disponível. Caso ele possua, essas informações irão ser bloqueadas e uma mensagem informando a existência de uma matriz estará disponível no lugar

Editar uma matriz de responsabilidades

Caso você possua vários fluxos de trabalho similares, você pode duplicar um já cadastrado para evitar precisar cadastrar as etapas várias vezes. Siga os passos a seguir:

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Abra o fluxo que deseja editar através do menu Configurações > Matriz de Responsabilidades

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Clique no botão de engrenagem (⚙) e selecione a opção "Editar"

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Faça as alterações necessárias e clique em "Atualizar"

O botão (⚙), além de disponibilizar a função de editar e de duplicar os fluxos, também permite arquivar/desarquivar e consultar o histórico de edição do item

Duplicar uma matriz de responsabilidades

Caso você possua várias matrizes similares (que não causem duplicidade), você pode duplicar uma já cadastrada para evitar precisar cadastrar tudo do zero. Siga os passos a seguir:

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Vá até o menu de Configurações > Matriz de Responsabilidades

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Localize a matriz que deseja duplicar e clique no botão de engrenagem (⚙)

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Selecione a opção "Duplicar"

Matrizes não podem ter informações que causam duplicidade (por exemplo, duas matrizes apontadas para o mesmo grupo que não possuam nenhum outro filtro as diferenciando). O sistema irá alertar caso tente cadastrar uma matriz com informações de filtro duplicadas, informando com qual(is) matriz(es) essa duplicidade ocorre