Alteração de responsáveis

Em lote.

Os responsáveis são aqueles que recebem notificações de vencimentos relacionados aos documentos ou processos. Podem ser utilizados também para segmentar a visão de usuários, uma vez que ele esteja configurado para visualizar apenas os documentos em que for responsável por meio do seu perfil de acesso. Existirão situações em que será necessário alterar os responsáveis pelos documentos e processos, como quando alguém sai de férias, é afastado ou desligado. Veja nesse artigo como fazer essa alteração de forma massiva.

Alterar responsáveis em lote

O sistema possui um painel para que seja possível realizar essa alteração em lote. Siga os passos a seguir:

• Acesse o menu "Configurações";

• Vá até a opção "Alterar responsáveis em lote";

• Preencha as informações de filtros:

  • Grupo: caso você precise alterar o responsável por todos os documentos ou processos de um ou mais grupos específicos, informe eles aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

  • Tipo (Unidade): caso você precise alterar o responsável por todos os documentos ou processos de um ou mais tipos de unidade específicos, informe eles aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

  • Situação (Unidade): caso você precise alterar o responsável por todos os documentos ou processos de uma ou mais situações de unidade, informe elas aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

  • Unidade: caso você precise alterar o responsável por todos os documentos ou processos de uma ou mais unidades específicas, informe elas aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

  • Tipo de documento: caso você precise alterar o responsável por todos os documentos ou processos de um ou mais tipos de documento específicos, informe eles aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

  • Responsável atual: caso você precise usar como filtro o responsável atual de algum documento ou processo ou se deseja remover o responsável atual de algum documento ou processo, informe o responsável atual aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

  • Planilha: informe uma planilha contendo na primeira coluna o identificador de documentos ou processos como filtro. Caso não seja o caso, deixe o campo em branco. Lembre-se de que esse filtro pode ser usado em conjunto com os demais;

• Preencha as informações de opções:

  • Se deseja alterar o responsável apenas nos documentos, apenas nos processos ou em ambos;

  • Novo(s) Responsável(is): informe quem ficará responsável a partir de agora;

  • Escolha entre:

    • Apenas adicionar os novos responsáveis selecionados: apenas adiciona o(s) novo(s) responsável(eis) selecionados na opção anterior;

    • Remover todos os responsáveis atuais e incluir os novos selecionados: remove todos os responsáveis atuais e deixará apenas o(s) novo(s) responsável(eis) selecionados na opção anterior;

    • Remover apenas o responsável atual selecionado e incluir os novos selecionados: remove apenas o responsável atual selecionado no filtro "Responsável atual" e adiciona o(s) novo(s) responsável(eis) selecionados na opção anterior sem alterar qualquer outro responsável que não foi selecionado.

Exemplos práticos:

Veja alguns exemplos de situações que podem ser facilmente resolvidas com a alteração de responsáveis em lote.

Caso 1: Funcionário saiu de férias e precisa passar todas as demandas para um substituto.

Solução: através do painel de alteração de responsáveis deve-se ser informado o Responsável Atual (que está saindo de férias) e o Novo Responsável (substituto); assim como se a alteração ocorrerá apenas em documentos ou processos ou em ambos. Além disso, caso não queira remover a responsabilidade anterior, deve ser selecionada a opção "Apenas adicionar os novos responsáveis selecionados". Caso queira remover a responsabilidade anterior, deve ser selecionada uma das outras duas opções.

Nesse caso, em todos os documentos e processos que a Equipe do Jurídico estiver definido como responsável, o sistema fará a alteração para que, além dele, a Equipe RE também fique como responsável.

Caso 2: Funcionário deixou de tratar certo tipo de documento e agora outra pessoa faz o processo. Por exemplo, AVCB.

Solução: através do painel de alteração de responsáveis deve-se ser informado o Tipo de Documento, o Responsável Atual e o Novo Responsável; assim como se a alteração ocorrerá apenas nos documentos desse tipo ou nos processos inseridos em documentos desse tipo ou em ambos. Além disso, deve ser selecionada a opção "Remover todos os responsáveis atuais e incluir os novos selecionados" ou a opção "Remover apenas o responsável atual selecionado e incluir os novos selecionados"

Nesse caso, em todos os documentos do tipo AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) e processos relacionados que estão em responsabilidade da Equipe Jurídico serão passadas para a Equipe RE. Caso algum dos documentos ou processos que sofrerão essa alteração tenham mais de um responsável, como a última opção foi a selecionada, eles continuarão sendo responsáveis. Ou seja, foi removido apenas o responsável atual filtrado (Equipe Jurídico) e adicionado o novo responsável escolhido (Equipe RE) sem afetar os possíveis demais.

Faça toda e qualquer alteração com cuidado e atenção! Caso algo dê errado, faça o mesmo processo ao contrário para voltar para a situação como estava antes e refaça os filtros e marque as opções da maneira correta

Lembre-se de que:

• Recomendamos fortemente o uso de equipes como responsáveis de documentos e processos. Existem alguns motivos para isso:

  • Apesar de ser um processo fácil a alteração de responsáveis em lote pode ser consufa e existe a possibilidade do usuário precisar ficar corrigindo alguns erros que serão causados por esquecer filtros ou marcar a opção errada;

  • Ou seja, caso algum usuário precise ser arquivado, não será necessário alterar os responsáveis de forma massiva e acabar cometendo algum erro, e sim apenas o tirar da equipe atual;

  • Assim como, na troca de usuários de setores, em casos de férias ou qualquer outro motivo, apenas retirar o usuário da equipe, permanentemente ou apenas por um tempo, é mais simples do que alterar os responsáveis pelo painel de alteração em lote;

  • E principalmente porque, ao selecionar uma equipe como responsável, todos os membros dela irão receber notificações e com isso diminui as chances dos avisos de vencimento ou outras possíveis notificações passarem despercebidas; diferente de quando apenas um único usuário precisa resolver todas as pendências dos documentos, processos ou atividades do que é responsável.

  • Observação: A equipe precisa de, no mínimo, um usuário para ser criada. Então é possível criar equipes apenas com um único usuário que será o responsável atual pelos documentos, processos e atividades e, caso seja necessária a troca, será necessário apenas ir em configurações e trocar um responsável pelo outro

• As alterações selecionadas também acontecem em documentos e processos arquivados. Então, em casos de precisar arquivar algum usuário e o sistema não permitir por ele ainda ser responsável por algum item, selecione ele como o Responsável Atual e selecione o seu substituto (ou seja, alguém que ficará responsável por esses documentos e processos caso um dia eles sejam desarquivados) como Novo Responsável. Novamente, para esses casos não acontecerem com frequência, recomenda-se o uso de equipes