Relatório, detalhes e status

Relatório de documentos

O menu de documentos traz justamente todos os documentos registrados no sistema, tais como alvarás, licenças, contratos e quaisquer outros que estiverem cadastrados.

Você pode expandir os detalhes do documento na própria tela do relatório apenas clicando no botão "+" no canto esquerdo. Para uma visualização detalhada, selecione o botão "Visualizar".

Visualizar documento

Na imagem temos um exemplo de um documento complementar. Para saber mais sobre, acesse Documentos complementares.

Ao clicar no ícone de três pontos no canto direito, aparecerá as seguintes ações:

• Atualizar: Atualize os status e as datas relacionadas ao seu documento;

• Editar: Utilize este para alterar as informações do seu documento como número e prioridade;

• Histórico: Consulte aqui o histórico de todas as ações feitas nesse documento desde o momento em que ele foi cadastrado;

• Etiquetas: As etiquetas são personalizáveis, então o usuário pode criar quantas quiser para poder se organizar melhor no sistema. Ao clicar no botão, terá uma lista de todas as etiquetas cadastradas que podem ser atribuídas a documentos;

• Arquivar/Desarquivar: Utilize este para arquivar documentos que não fazem mais parte da carteira ou desarquivar algum que retornou para a mesma.

Status

Diferente dos grupos e unidades, os documentos possuem status mais específicos, refletindo a real situação de cada documento:

• Não configurado: Quando o documento ainda não teve o status configurado, ou seja, foi apenas cadastrado mas não foi informado seu status;

• Vigente: Quando o documento está dentro do período de vigência;

• Permanente: Quando o documento tem uma validade perpétua;

• Em Renovação: Quando o documento atual está vencido e está em processo de renovação. Nesse status é possível informar o vencimento do protocolo - que pode ser qualquer data limite que seja importante para a renovação desse documento. Quando a data é informada, o sistema passa a observa-la e, uma vez que essa data se torna passada, o status recebe o sufixo /Atrasado;

• Vencido: Quando o documento está fora do período de vigência;

• Isento: Quando o documento é dispensável (esse status existe para permitir que sejam registrados os dados da isenção, como um comprovante de dispensa por exemplo);

• Inexistente: Quando o documento não existe;

• Em Obtenção: Quando o documento não existe e está em processo de obtenção. Nesse status é também é possível informar o vencimento do protocolo - que pode ser qualquer data limite que seja importante para a obtenção desse documento. Quando a data é informada, o sistema passa a observa-la e, uma vez que essa data se torna passada, o status recebe o sufixo /Atrasado;

• Arquivado: Quando a documento não está mais ativo.

Sempre que um documento que possui o status Vigente ultrapassa a data de vencimento, o status é alterado automaticamente para "Vencido". Já para quando seu status é "Em renovação" ou "Em obtenção", sempre que a data informada no campo "Vencimento do protocolo" é ultrapassada, o status é alterado automaticamente para "Em renovação/Atrasado" ou "Em renovação/Atrasado".