Alterar responsáveis em lote

Os responsáveis são aqueles que recebem notificações de vencimentos relacionados aos documentos ou atividades. Podem ser utilizados também para segmentar a visão de usuários, uma vez que ele esteja configurado para visualizar apenas os documentos em que for responsável. Existirão situações em que será necessário alterar os responsáveis pelos documentos e atividades, como quando alguém sai de férias, é afastado ou desligado. Veja nesse artigo como fazer essa alteração de forma massiva.

Alterar responsáveis em lote

O sistema possui um painel para que seja possível realizar essa alteração em lote. Siga os passos a seguir:

• Acesse o menu "Outros".

• Vá até a opção "Responsáveis".

• Selecione o botão "Alteração de responsáveis em lote".

• Preencha as informações de filtros:

  • Grupo: Caso você precise alterar o responsável por todos os documentos de um determinado grupo, informe ele aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco.

  • Unidade: Caso você precise alterar o responsável por todos os documentos de uma determinada unidade, informe ela aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco.

  • Tipo de documento: Caso você precise alterar o responsável por todos os documentos de um determinado tipo, informe ele aqui. Caso contrário, deixe o campo em branco.

  • Responsável atual: Caso você precise remover e/ou substituir o responsável, informe o responsável atual aqui. Caso contrário, deixe em branco.

Lembre-se que o responsável atual será removido dos documentos/atividades caso não selecione o nome dele também na lista de novos responsáveis.

• Preencha as informações de opções:

  • Se deseja alterar o responsável apenas nos documentos, apenas nas atividades ou em ambos.

  • Novo(s) Responsável(is): Informe quem ficará responsável a partir de agora pelos documentos.

Exemplos práticos:

Veja alguns exemplos de situações que podem ser facilmente resolvidas com a alteração de responsáveis em lote: Caso 1: Funcionário saiu de férias e precisa passar todas as demandas para um substituto. Solução: Através do painel de alteração de responsáveis deve-se ser informado o Responsável Atual (que está saindo de férias) e o Novo Responsável (substituto). Além disso, caso não queira remover a responsabilidade anterior, pode ser informado o nome do responsável atual novamente.

Nesse caso, em todos os documentos e atividades que o Rodrigo estiver definido como responsável, o sistema fará a alteração para que, além dele, o Roberto também fique como responsável.

Caso 2: Funcionário deixou de tratar certo tipo de documento e agora outra pessoa faz o processo. Por exemplo, AVCB.

Solução: Através do painel de alteração de responsáveis deve-se ser informado o Tipo de Documento, o Responsável Atual e o Novo Responsável.

Nesse caso, em todos os documentos do tipo AVCB - Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros e atividades relacionadas que estão em responsabilidade do Rodrigo serão passadas para o Roberto.