Fluxo de processo

Fluxos de processo é a forma com que o PropertyDocs possibilita a padronização de processos executados por uma organização. Ao cadastrar as etapas e subetapas de um processo dentro de um fluxo de processo, você define a sequência das tarefas e tempo que ele deve ser executado. Para usar um fluxo de processo defina ele na criação do processo ou editando ele.

Cadastrar um fluxo de processo

• Vá até o menu de Configurações > Fluxo de Processo

• Clique no botão "Cadastrar novo fluxo"

• Preencha os campos solicitados:

  • Tipo de Processo: Defina para qual tipo de processo o fluxo vai ser aplicar. Uma vez cadastrado não pode mais ser alterado;

  • Nome: Escolha um nome para identificar o fluxo;

  • Etapas: Aqui você deve cadastrar cada ação necessária para executar o processo. Veja no final do artigo um exemplo referente a um fluxo de renovação;

    • Nome da Etapa: Defina o nome da etapa. Costuma ter o nome da ação em si, como por exemplo em um fluxo de obtenção de documento "1. Contratar Empresa de Legalização", "2. Juntada Documental" etc;

    • Duração (Dias): Defina em quantos dias a etapa deve ser cumprida. Não haverá nenhum bloqueio caso a quantidade de dias for ultrapassada, mas é interessante ter a informação para consultar no futuro dados como quanto tempo levou vs quanto tempo deveria ter levado;

    • Subetapa: Caso a etapa seja mais complexa, você pode dividir ela em subetapas. Por exemplo, em um processo de renovação de um contrato de locação, você pode definir a etapa como "2. Negociação" e dividir nas subetapas "2.1 Negociação de valores", "2.2 Aprovação de valores", "2.3 Encaminhamento ao setor financeiro", etc;

  • Campos Personalizados: Adicione campos personalizados que aparecerão em processos que possuam esse fluxo de processo escolhido. Seguindo o mesmo exemplo anterior do fluxo de processo de um processo de renovação de contrato de locação, você pode definir campos como "Índice de reajuste", "Valor negociado", "Validade do contrato", etc;

• Para finalizar clique em "Cadastrar".

Editar um fluxo de processo

• Abra o fluxo que deseja editar através do menu Configurações > Fluxo de Processo

• Clique no botão de engrenagem (⚙) e selecione a opção "Editar"

• Faça as alterações necessárias e clique em "Atualizar".

Duplicar um fluxo de processo

Caso você possua vários fluxos de trabalho similares, você pode duplicar um já cadastrado para evitar precisar cadastrar as etapas várias vezes. Siga os passos a seguir:

• Vá no menu "Configurações".

• Navegue até "Fluxo de Processo".

• Localize o fluxo que deseja duplicar e clique na engrenagem ao lado esquerdo do nome.

• Selecione a opção "Duplicar".

Timeline

A timeline está presente dentro dos processos e é o resultado do que foi definido no fluxo de processo. Ela possibilita um acompanhamento minucioso do andamento do processo. Você pode acompanhar em qual etapa está, quanto tempo levou para concluir as etapas anteriores e qual a previsão de término do processo. As previsões são baseadas na informação inserida no cadastro do fluxo do processo. As subetapas não aparecem na timeline.