Tarefas

Tarefas são lembretes ou recados que podem ser atribuídos a você ou a outras pessoas da sua organização. Todas as tarefas ficam disponíveis para acesso através do link "Tarefas" do menu lateral. No resumo diário enviado por e-mail, você também recebe um detalhamento de todas as tarefas em aberto atrasadas e/ou programadas para o dia.

Relatório de tarefas

Ao clicar no menu de tarefas, o sistema traz um relatório com todas as tarefas criadas, sejam elas delegadas a você, delegadas por você a outros ou, se permitido para o usuário, todas as tarefas da companhia.

Você pode expandir os detalhes do documento na própria tela do relatório apenas clicando no botão "+" no canto esquerdo. Para uma visualização detalhada, selecione o botão "Visualizar".

Utilize o botão "Filtros" para personalizar a visão.

Visualizar tarefas

Seguindo o padrão do sistema, na parte superior da tela o sistema apresenta um pequeno resumo da tarefa em si contendo as principais informações dela. Ao clicar no ícone de três pontos no canto direito, aparecerá as seguintes ações:

• Concluir tarefa/Reabrir tarefa: Utilize a função para concluir uma tarefa. Ao clicar, o status será alterado para "Concluída". Se necessário, é possível reabrir uma tarefa também;

• Editar: Utilize este para alterar qualquer informação sobre a tarefa, como nome, descrição, data de vencimento e etc.;

• Histórico: Consulte o histórico de todas as ações feitas nessa tarefa desde o momento em que ela foi criada;

• Arquivar/Desarquivar: Utilize este para arquivar e desarquivar tarefas que não tem mais necessidade de permanecer ativas.

A função de checklist está disponível para melhor controle sobre as ações que devem ser executadas durante o processo. Utilize o botão para adicionar, remover ou reordenar itens do seu checklist. Clique em qualquer item para marcar ou desmarcar sua conclusão.

Criar tarefas

Você pode criar uma tarefa avulsa (sem referência a nenhum item) a partir de qualquer tela do PropertyDocs clicando no link do menu superior direito ao lado da logo da empresa. Caso queira criar uma tarefa referente a um grupo, unidade, documento, atividade ou projeto específico, basta criar a tarefa a partir da tela de visualização na área de tarefas. Criando a tarefa dessa forma, ela será automaticamente referenciada ao cadastro do item que você estava acessando. Quando criar uma tarefa, os seguintes campos precisarão ser preenchidos:

• Dt. Vcto: Defina a data de vencimento da tarefa. A partir do momento em que a data se tornar passada, o status da tarefa será alterado para "Atrasada". Você pode informar uma nova data sempre que desejar através do botão de editar. O sistema também se baseia nessa data para enviar os alertas via e-mail/notificação;

• Nome: Defina um nome para a sua tarefa;

• Descrição: Campo opcional, caso haja conteúdo, pode descrever o assunto da tarefa aqui;

• Categoria: Escolha uma categoria para categorizar as suas tarefas. Você poderá utilizar isso para filtrá-las depois. Caso não encontre a categoria desejada, veja como cadastrar uma nova nesse link;

• Responsável(is): Escolha quem serão os responsáveis por essa tarefa. Eles serão as pessoas que receberão as notificações referentes a atualizações e atrasos;

• Lista de verificação: Se houver, cadastre a listagem de itens que precisam ser verificados antes da conclusão da tarefa;

• Prioridade: Defina a prioridade da tarefa em questão. Esse campo poderá ser utilizado como filtro mais tarde;

• Anexo: Caso possua algum documento para anexar junto a tarefa, carregue ele aqui;

• Criar tarefas individuais: Por padrão, quando se cria uma tarefa ela é compartilhada entre os responsáveis para que todos tenham acesso ao andamento e comentários. Porém, é possível distribuir tarefas individuais para que cada responsável tenha a sua, basta marcar essa opção.